Politique KYC (Know Your Customer) et Vérification PME

Z Finance CI

Annexe #5. Politique de vérification d'identité applicable aux utilisateurs de la Plateforme.

Version : v2.0, entrée en vigueur le 1er juin 2026.

Édité par : Z Consulting Inc.

Référence légale : règlements UEMOA et BCEAO sur la lutte anti blanchiment, loi ivoirienne n° 2016-992 du 14 novembre 2016 LBC FT, loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 sur la protection des données.

1. Objectifs

La politique KYC vise à :

• vérifier l'identité réelle des PME et des Clients de la Plateforme ;
• prévenir la fraude, l'usurpation d'identité et le blanchiment de capitaux ;
• garantir la confiance des utilisateurs (badge « PME Vérifiée ») ;
• protéger les paiements et les fonds en séquestre ;
• répondre aux obligations légales applicables aux marketplaces transactionnelles ivoiriennes.

2. Principe : pas de plafond, mais vérification renforcée à chaque étape

Z Consulting Inc. n'applique pas de plafond transactionnel arbitraire. À la place, chaque PME passe par un parcours en deux phases :

• Phase A. Vérification d'identité (initiale) : le vendeur ne peut publier que ses informations basiques jusqu'à validation par notre équipe. Aucune commande ne peut être reçue avant cette validation.
• Phase B. Activation des paiements (RIB / Mobile Money + documents fiscaux) : avant de pouvoir recevoir des reversements, le vendeur fournit les informations bancaires et les documents fiscaux pour activation complète.

Tant que la Phase B n'est pas validée, la PME peut publier son profil mais les paiements clients sont conservés en séquestre par la Plateforme jusqu'à activation complète, ou remboursés au client en cas d'inactivité prolongée.

3. Phase A — Vérification d'identité PME (24-72 h)

3.1. Documents requis à l'inscription

À l'inscription via /pme/inscription, la PME fournit :

• Raison sociale et numéro RCCM ;
• Représentant légal : prénom, nom, fonction, email, téléphone ;
• Pièce d'identité du représentant : Carte Nationale d'Identité, passeport ou permis de conduire en cours de validité (recto + verso) ;
• Extrait RCCM (optionnel à ce stade, accélère la validation) ;
• Description de l'activité et secteur principal.

L'utilisateur accepte les CGU, CGV, KYC, Politique de confidentialité et Disclaimer financier (acceptation horodatée).

3.2. Workflow de validation

1. Soumission : le formulaire est transmis à la Plateforme. Le vendeur reçoit immédiatement un email de confirmation indiquant que sa demande est en cours de traitement (délai indicatif : 24-72 h).
2. Recherches en background : la Plateforme effectue des vérifications externes (cohérence des informations, présence du RCCM dans les sources publiques, vérifications anti-fraude).
3. Notification staff : l'équipe de Z Consulting Inc. reçoit la demande dans la file d'attente /staff/admin/applications et statue manuellement.
4. Décision : approuver / demander des informations complémentaires / rejeter avec motif. Le vendeur est notifié par email.
5. Email de bienvenue en cas d'approbation : envoi des identifiants de connexion liés à un identifiant interne unique (ZFCI-PME-AAAA-NNNNNN).

3.3. Refus ou pièces non conformes

• Documents flous, incomplets ou non lisibles : demande de re-soumission.
• Discordance entre nom RCCM et nom CNI sans justification : refus du dossier jusqu'à clarification.
• Faux documents : signalement aux autorités, blocage du compte.
• Recours possible sous 15 jours ouvrés à verification@zfinpro.com.

3.4. Profil partiel et règles d'anti-divulgation

Une fois validée Phase A, la PME peut remplir et publier son profil public :

• description de services, photos, secteur, zone géographique ;
• alias public anonymisé généré automatiquement (la raison sociale réelle reste confidentielle jusqu'à paiement client) ;
• Score Z public indicatif basé sur la qualité du dossier.

⚠️ Anti-divulgation : tout message envoyé via le service Liaison contenant un numéro de téléphone, une adresse email, un lien externe, une adresse personnelle ou tout identifiant permettant d'inviter à payer hors plateforme sera bloqué et le vendeur signalé. Après 3 signalements, le compte est suspendu 30 jours. Récidive après réactivation : suspension prolongée à 365 jours.

4. Phase B — Activation des paiements

Avant de pouvoir recevoir effectivement les fonds des commandes, la PME doit fournir les informations financières et les justificatifs fiscaux.

4.1. Coordonnées de paiement

Le vendeur enregistre dans son tableau de bord une ou plusieurs méthodes de réception :

• RIB bancaire (banque de Côte d'Ivoire ou UEMOA) ;
• Compte Mobile Money (Orange, MTN, Moov, Wave) au nom du représentant légal ou de la société ;
• Choix possible d'une méthode préférée pour les reversements automatiques.

4.2. Documents fiscaux et juridiques requis

Pour valider la Phase B, la PME envoie les documents suivants à verification@zfinpro.com (canal sécurisé chiffré) :

• Statuts de la société à jour ;
• Attestation de Régularité Fiscale (ARF) ou attestation CNPS récente ;
• Relevés bancaires des 3 derniers mois (du compte enregistré pour les reversements) ;
• En cas de personne politiquement exposée (PPE), déclaration spécifique.

4.3. Validation interne

L'équipe de Z Consulting Inc. examine les documents sous 5 jours ouvrés et confirme l'activation. La PME reçoit alors une notification indiquant que son compte est entièrement activé (badge « PME Vérifiée »).

4.4. Sécurité du traitement de ces informations sensibles

Les documents fiscaux et bancaires sont traités selon les exigences strictes suivantes :

• chiffrement de bout en bout entre l'envoi et le stockage ;
• stockage chiffré au repos (AES-256) dans des buckets privés à accès strict ;
• accès limité aux seuls agents habilités KYC, traçabilité complète dans audit_logs ;
• conservation 5 ans après clôture du compte (obligation LBC-FT) puis suppression définitive.

5. KYC Client (acheteur)

Pour acheter sur la Plateforme, le Client suit un KYC à deux niveaux.

5.1. Niveau 1 — inscription standard

À l'inscription /auth/register :

• email vérifié (lien de confirmation) ;
• téléphone vérifié (code OTP au premier paiement) ;
• acceptation CGU + Politique de confidentialité.

Ce niveau permet de passer commande et payer, plafond 300 000 FCFA cumulés sur 30 jours.

5.2. Niveau 2 — vérification d'identité du Client

Au-delà de 300 000 FCFA cumulés sur 30 jours ou pour les commandes uniques de plus de 100 000 FCFA :

• CNI ou passeport du payeur (recto + verso) ;
• selfie de vérification (pour confirmer que la personne qui paie est bien le titulaire de la pièce) ;
• moyen de paiement au nom du Client : la Plateforme refuse les paiements via un compte bancaire ou Mobile Money tiers (anti-blanchiment, prévention de l'utilisation de comptes d'autrui).

Le KYC Client est traité selon les mêmes garanties de sécurité que le KYC PME (chiffrement, accès restreint, 5 ans de conservation).

5.3. Personnes politiquement exposées (PPE)

Tout Client ou représentant de PME identifié comme PPE est soumis à une vigilance renforcée : déclaration spécifique, vérification approfondie, signalement à la CENTIF en cas de transactions atypiques.

6. Badge « PME Vérifiée »

Le badge est apposé sur le profil public lorsque les Phases A et B sont toutes deux validées. Il est :

• publiquement visible sur le profil PME et dans le catalogue ;
• révocable à tout moment en cas de manquement (avis négatifs systématiques, fraude avérée, documents devenus obsolètes, signalements répétés) ;
• renouvelable annuellement (la PME doit confirmer ou actualiser ses documents tous les 12 mois).

Mise à jour immédiate requise en cas de :

• changement de représentant légal ;
• changement de raison sociale ou de RCCM ;
• changement de coordonnées bancaires ou Mobile Money.

7. Conservation et suppression des documents KYC

Stockage chiffré, accès restreint aux agents habilités KYC. Journalisation complète des accès dans la table audit_logs. Suppression définitive automatisée à expiration.

8. Obligations de vigilance renforcée

Une vigilance renforcée est appliquée si :

• la PME, son représentant ou un Client figure sur une liste de sanctions internationales ;
• les transactions présentent un volume ou une structuration atypiques ;
• l'activité déclarée ne correspond pas aux flux observés ;
• le représentant légal ou le Client est une Personne Politiquement Exposée (PPE) ou en relation directe avec une PPE.

Mesures associées :

• gel temporaire des fonds en séquestre ;
• demande de justificatifs complémentaires sous 7 jours ;
• signalement à la CENTIF (Cellule Nationale de Traitement des Informations Financières) si les éléments justifient un soupçon de blanchiment ou de financement du terrorisme.

9. Lutte contre l'usurpation d'identité

• Vérification que le nom du compte Mobile Money ou bancaire correspond au nom de la PME ou du représentant (refus de comptes tiers).
• Détection des numéros de téléphone réutilisés sur plusieurs comptes (signalement automatique).
• Selfie comparé à la pièce d'identité (Phase B activation paiements pour le vendeur, Niveau 2 pour le client).
• Vérification croisée des adresses email contre des bases de fournisseurs jetables.

10. Sécurité de la plateforme

Pour protéger les informations sensibles que nous recevons (RIB, Mobile Money, documents fiscaux, pièces d'identité) :

• HTTPS obligatoire (HSTS 2 ans + preload) sur tous les échanges ;
• chiffrement au repos (AES-256) dans les buckets de stockage privés ;
• séparation stricte des rôles (Row Level Security base de données, super-admin protégé par triggers) ;
• journalisation exhaustive des accès dans la table audit_logs (immuable) ;
• rotation périodique des clés et secrets (cf. runbook interne) ;
• scans de sécurité automatisés des fichiers téléversés (anti-malware, anti-injection) ;
• 2FA recommandé pour les comptes vendeurs et obligatoire pour le staff.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, Z Consulting Inc. notifie l'ARTCI sous 72 heures et informe les utilisateurs concernés sans délai injustifié.

11. Recours

Toute PME ou Client refusé peut introduire un recours sous 15 jours ouvrés :

• email : verification@zfinpro.com ;
• la décision de recours est rendue sous 15 jours ouvrés.

12. Contact

• Service vérification : verification@zfinpro.com.
• DPO (données personnelles) : dpo@zfinpro.com.
• Support général : support@zfinpro.com.

Version 2.0, entrée en vigueur le 1er juin 2026.